شغل مسئول دفتر مدیرعامل به عنوان دستیار مورد اعتماد مدیرعامل در نظر گرفته می‌شود. این شخص به طور مستقیم زیر نظر مدیرعامل فعالیت می‌کند و برنامه کاری روزانه او را هماهنگ می‌کند. وظایف مسئول دفتر مدیرعامل شامل ارتباطات با بخش‌های مختلف سازمان، هماهنگی با مدیر عامل و بر عهده داشتن هماهنگی‌های مختلف در سازمان است.
در این مقاله، به تفصیل بررسی شرح وظایف، مسئولیت‌ها و هر آنچه که باید در مورد استخدام در این شغل بدانید، پرداخته می‌شود. برای کسب اطلاعات بیشتر، با دادچی همراه باشید.
مسئول دفتر مدیرعامل کیست؟
مسئول دفتر مدیر عامل نقطه ارتباطی بین دفتر با سایر بخش‌های سازمان، افراد خارج از شرکت و در کل هماهنگ‌کننده تمام ارتباطات مدیر عامل است. این فرد در طول روز بیشترین برخورد، گفت‌وگو و ارتباط را با مدیرعامل دارد؛ شغلی که او داراست، یک پست سازمانی محسوب می‌شود که تحت نظارت مستقیم مقام مافوق انجام می‌گیرد.
این فرد با اتکاء به اطلاعاتی که در زمینه مدیریت سازمان، کارکنان، آیین‌نامه، دستورالعمل‌ها، مقررات و ضوابط سازمانی دارد، در واقع بازوی اجرایی مدیرعامل در مدیریت سازمان است.
شباهت‌های زیادی بین مسئول دفتر و منشی وجود دارد و گاهی این دو شغل، یکسان در نظر گرفته می‌شوند. در شرکت‌های کوچک ممکن است فقط وجود یک منشی برای انجام همه امور ارتباطی و هماهنگی مدیریت کافی باشد؛ اما زمانی که شرکت بزرگ باشد، علاوه بر منشی، وجود یک مسئول دفتر مدیرعامل از ضروری‌ترین نیازهاست و وظایف او بسیار عمیق‌تر و فراتر از منشی‌گری است.
مسئول دفتر مدیرعامل چه وظایفی به عهده دارد؟
در چارت سازمانی شرکت‌ها، شرح وظایف مسئول دفتر مدیرعامل، به عنوان حلقه واسط بین مدیرعامل و بیرون و درون شرکت، بازه گسترده‌ای است؛ از دفترداری و مدیریت کارکنان دفتر گرفته تا هماهنگی‌ها و ارتباطات گسترده مدیرعامل با بیرون و درون سازمان. به طور کلی وظایف این شغل در دو دسته اصلی و فرعی تقسیم‌بندی می‌شوند که در جدول زیر شرح وظایف فهرست شده‌اند:
